AKTUALITA
Stát je náročný klient, s kvalitním manažerským informačním systémem však lze jeho přání plnit
Byl leden 1928 a nová centrální tiskárna bankovek rozjížděla výrobu, koncem roku měla již 133 zaměstnanců. Dnes, bezmála po 100 letech je Státní tiskárna cenin (STC) stejně významná, jen modernější, s nesrovnatelně větším portfoliem výroby a bezmála 400 zaměstnanci. A s tím, aby uvnitř všechno klapalo jako hodinky jí nemalou měrou pomáhá naše BNS. S nadšením, a přiznáváme, že i s pýchou, jsme si o této spolupráci povídali s finančním ředitelem podniku Milanem Drahoňovským.
Máte jako státní podnik, jehož zakladatelem je Ministerstvo financí ČR, nějaké speciální požadavky na manažerský informační systém?
Naše produkce je samozřejmě specifická. V krátkosti lze říct, že produkujeme vše, co nosíte v peněžence. Jsou to zejména papírové bankovky a doklady. Zaměřujeme se ale také na ceninovou výrobu pro státní organizace (např. tabákové a alkoholové nálepky).
To, že je naším hlavním klientem stát, naši situaci nikterak nezlehčuje. Jsou to velmi nároční klienti, kteří jsou na diskuse k obchodním případům odborně připraveni a při vyjednávání jsou těžkým partnerem.
BNS se napojuje na vaše nové ERP. Pomohla vám při tomto propojení účast kolegů z INEKON SYSTEMS, kteří navíc STC již znali z předchozí spolupráce?
Implementace nového výrobního systému byla náročným úkolem především kvůli své komplexnosti. Navíc ke změně docházelo po zhruba 20 letech. Původní systém byl značně rozvinutý a přizpůsobený potřebám podniku, a proto bylo zavedení jeho nástupce skutečnou výzvou pro všechny – pro implementující společnost, tak i pro naše zaměstnance.
Výzvou byla rovněž integrace nového systému a dalších podpůrných systémů včetně BNS. Znalost našeho podniku z předchozí spolupráce a pečlivý přístup pracovníků INEKON SYSTEMS byl proto velkou podporou.
BNS provází STC od roku 2007 a považujeme ho za velmi užitečný. Kalkulační systém je v STC velmi komplexní a zahrnuje maticový způsob kalkulace nákladů. Průběžně je auditován externími společnostmi a institucemi. Vždy se nám ho podařilo obhájit, a tím i nákladové ceny vůči státním institucím.
Řada konzultantů se o STC stará kontinuálně oněch 13 let. V průběhu integrace BNS s novým ERP právě tato zkušenost přinesla zkrácení doby přípravy prací a urychlila reakce na odchylky, které bylo potřeba korigovat.
Společně s přechodem na nový základní systém jste zavedli i novou manažerskou podporu BNS 4.0. I když ji využíváte teprve několik měsíců, můžete již nyní zhodnotit výhody, které vám sloučení excelového a webového prostředí přineslo?
Mým názorem je, že jakýkoliv podnik se dá úspěšně řídit pouze na základě přesných dat, resp. s jejich správnou interpretací. Kromě toho produkce STC není klasická liniová výroba. Na základě přání zákazníka a složitosti vyráběného produktu může zakázková výroba procházet libovolnými výrobními středisky a stroji. Na každém středisku může být konečný produkt podroben zpracování z jiného pohledu, který je dán jiným rozsahem výrobních operací. Z toho vyplývá i potřebná náročnost pro rozpočtování nákladů, jejich sledování a vyhodnocování výrobních a ekonomických údajů.
Webové rozhraní, které bylo nedávno implementováno, používáme nejen pro základní, ale i rozvinutou komunikaci k managementu podniku. S nástrojem se nyní seznamujeme a již během zavádění a školení klíčových uživatelů byl v mnoha místech kvitován s povděkem. Osobně doufám, že se stane pravidelnou součástí pracovních procesů každého vedoucího, který je odpovědný za své nákladové středisko.
Data jsou díky webovému prostředí a jeho snadné dostupnosti přístupná široké skupině uživatelů. Navíc se díky přehledným dashboardům mohou všichni dívat na stejná čísla, i když ze svého pohledu. Vnímáte to jako dobrou cestu k porozumění?
Porozumění a interpretace dat jsou klíčové. Je logické, že každý uživatel bude hledat zejména to, co ovlivňuje jeho práci, resp. kde on svým výkonem může čísla ovlivnit. Jasná datová struktura, znalost původu hodnot v reportu a jejich pochopení je zásadní pro ekonomické řízení podniku.
Uživatel musí kromě reportu a náhledu na ekonomická data také dostat odpovídající podporu z finančního úseku, který je zodpovědný za přípravu všech pravidelných i ad hoc reportů. Tou podporou myslím správnou interpretaci dat zasazenou do kontextu, neboť žádná situace nebývá stejná.
Variabilita situace, kde řešíme větší náklady na strojovou hodinu práce, může mít vícero příčin. A je na nás, abychom interního klienta ekonomickými hodnotami provedli a pomohli mu toto riziko pro příště eliminovat, nebo mu poskytli argumenty pro jejich následné samostatné zvládnutí. Přičemž mnohdy volíte z variant a hledáte konsenzus mezi odděleními, která mají různé zájmy. V těchto případech musí převládnout zájem podniku jako celku.
Přináší vám jednoduchá tvorba dashboardů, které zvládnete hravě sami, finanční úspory a další výhody?
Mít možnost přizpůsobovat si dashboardy rychle bez nutnosti zásahu externího partnera je rozhodně výhodou. Flexibilita je určitě vítanou předností. Finanční benefit z pohledu nákladů připadající na úpravu nástroje bych vyhodnotil až jako druhou. Zkušenější uživatel zvládne jednoduché úpravy sám a hravý přístup nástroje určitě láká k dalším vylepšením.
Pokud vím, připravujete jen jeden roční plán…
Ano, je to pravda. Děláme jeden hlavní roční plán, který předkládáme našemu zakladateli, Ministerstvu financí ČR, ke schválení. Jde o základní dokument pro nastavení ekonomických hodnot v podniku. Nicméně jsme schopni provádět modelace jeho vývoje. V podobě forecastu přicházejí na řadu v druhém pololetí každého roku, kdy musíme reagovat na vývoj odbytu našich produktů.
Obzvláště v letošním roce, a to nebudeme výjimkou, jsme počítali několik verzí plánu, resp. jeho mutací. Mohlo by se zdát, že Státní tiskárna cenin je jako podnik se stabilní produktovou základnou vůči silným ekonomickým výkyvům imunní, nebo že se vyhne silnějším otřesům. Opak je pravdou a zkušenosti z letošního roku silně poznamenaného pandemií ukazují, že musíme umět reagovat na rychlé změny na trhu. Zavření státních hranic a výrazné omezení možností pohybu občanů České republiky znamenal výrazný propad poptávky po cestovních pasech a jiných dokladech, což je pro nás jedna z klíčových produktových skupin.
Již v průběhu března letošního roku jsme jako vedení podniku přijali opatření pro zajištění hladkého chodu podniku, bezpečí našich kolegů a zvládnutí tohoto roku i z pohledu ekonomických hodnot.
Po přechodu na BNS 4.0 jste nevyužili téměř žádných školení nových uživatelů ze strany INEKON SYSTEMS. To je BNS tak jednoduché a uživatelsky přátelské?
Ze strany INEKON SYSTEMS proběhlo pouze jedno školení. Bylo zaměřeno na vybrané klíčové pracovníky finančního úseku, kteří předtím využívali desktopovou variantu a vládnou nad reporty odbornou rukou. Bylo pro nás snazší nové informace odborně pojmout a pak je vysvětlit již na konkrétních číslech podniku dalším uživatelům nového nástroje. Školení na konkrétních číslech, která školená osoba zná, nám přišlo jako praktický postup. A dis-kuse nad jednotlivými reporty to potvrdily. Interní klient kladl již konkrétní dotazy, aby získal konkrétní odpovědi řešící jeho každodenní starosti.
Lze za tu krátkou dobu, co používáte BNS 4.0, zhodnotit nějaké přínosy?
Na to, abychom vyjmenovali konkrétní přínosy webového BNS, je ještě brzy. Očekávání jsou ale nastavena vysoko. Cílem je přinést a prezentovat ekonomické hodnoty, controllingové pohledy širší skupině klíčových vedoucích zaměstnanců tak, aby mohli lépe plánovat, vyhodnocovat, eliminovat odchylky a interpretovat ekonomická data v kontextu ke své práci. Máme očekávání a doufám, že se ve spolupráci s dalšími kolegy naplní.
Chceme zajistit pružný tok informací, rychlost a flexibilitu v získávání datových pohledů. Tento rozvoj různých nástrojů musí být nutně podpořen přiměřenou změnou v kultuře a chování kolegů. Jde o posun od poskytování strukturovaných dat k bodu, kdy bude rychlejším způsobem docházet k identifikování problému, jeho analýze a nalezení adekvátního řešení, včetně samotné implementace. Bez konstruktivní komunikace a kolegiální spolupráce se tento posun neuskuteční. Vždyť jsme všichni na stejné lodi.
Napište nám
Newsletter
Přečtěte si novinky z oblasti finančního plánování a BI zpracování dat, ale i pozvánky na zajímavé akce a webináře. Inspirativní obsah vám zašleme maximálně 4x do roka.
Newsletter
Přečtěte si novinky z oblasti finančního plánování a BI zpracování dat, ale i pozvánky na zajímavé akce a webináře. Inspirativní obsah vám zašleme maximálně 4x do roka.
© 2023 INEKON SYSTEMS s.r.o., člen skupiny ABRA Software, Jeremiášova 1422/7b, 155 00, Praha 13, Česká republika, IČO: 27252167. Informace o zpracování osobních údajů.