Kdy investovat do systému (nejen) pro controlling?

Excel. Nezničitelný pomocník, kterého známe všichni. Byl u prvních firemních rozpočtů, simulací cash flow, tabulek s forecasty. Rychlý, dostupný, univerzální. V mnoha firmách dodnes tvoří základ plánování a controllingu.

První trhliny v osvědčeném systému

Na první pohled je všechno jako dřív – tým funguje, procesy běží, tabulky se plní. Jenže pomalu a nenápadně začíná přibývat neklid. Plánování už není záležitostí jednoho člověka. Do procesu vstupují jednotliví vedoucí z různých oddělení, či poboček. Každý posílá svá čísla – různými způsoby, v jiném formátu, bez koordinace.

Možná jste to už zažili: – Nepřehledná data: soubory se stále delšími názvy „final_final_úpravy_po_porade v2 JK.xls“. – Věčné dotazy: „Která verze je vlastně ta správná?“ – Místo automatizace dlouhé hodiny, kdy controlling skládá čísla z různých zdrojů a doufá, že tentokrát to sedí. – A ten stres, když něco nesedí a není čas zjistit proč.

Excel přestává stačit. Ne proto, že by byl špatný. Ale protože vaše firma je dál, než kam sahají jeho možnosti.

Komplexita, která se už nedá zvládnout ručně

Změna nenastává skokově. Je plíživá. A o to zrádnější. Zatímco počet Excelových tabulek roste, kvalita rozhodnutí se může zhoršovat. Všechno se zdánlivě tváří „pod kontrolou“, ale controllingový tým tráví většinu času přepisováním, porovnáváním a slaďováním verzí, místo analýzou nebo strategií.

Do plánování začínají vstupovat i faktory, které dřív nehrály roli: – Nutnost kombinovat oba přístupy plánování top-down i bottom-up. – Plánování na úrovni regionů, týmů, výrobních linek. – Tlak na rychlou reakci, přizpůsobení plánů v průběhu roku. – Potřeba historického srovnání, verzování, komentářů.

A hlavně – potřeba důvěřovat datům, která rozhodují o milionech.

Kdy je čas na změnu?

Zde je několik spolehlivých signálů, že vaše firma už potřebuje víc než tabulky:

1. Získávání dat trvá příliš dlouho – a výsledky jsou často zastaralé ještě dřív, než se dostanou k rozhodujícím lidem.
2. Narážíte na limity Excelu – tabulky jsou přetížené, práce v nich pomalá, verzování zmatené.
3. Do plánování se zapojuje více lidí – bez centralizace a workflow vzniká chaos.
4. Požadavky z vedení rostou – ad hoc scénáře, varianty, komentáře, rychlé reporty.
5. Controllingové oddělení nemá kapacitu – neřeší přidanou hodnotu, ale „jen tabulky“.
6. Rozhodnutí jsou nejistá – protože data nejsou konzistentní, propojená, ani včasná.

V takové chvíli už nejde jen o komfort. Jde o riziko špatných rozhodnutí.

Co hledat, když se rozhodnete jít dál?

Nepotřebujete zázračný nástroj. Potřebujete řešení, které vám umožní:

• Propojit všechna data na jednom místě – ERP, CRM, Excel, provozní systémy.
• Plánovat chytře a efektivně – od strategického plánu až po detailní rozpad na náklady.
• Nastavit workflow a odpovědnosti – aby každý věděl, co má udělat a do kdy.
• Rozlišit přístupová práva – každý vidí jen to, co má vidět.
• Mít přehled nad verzemi a změnami – abyste mohli zpětně dohledat, kdo co upravil a proč.
• Reagovat rychle – protože plán není jednou za rok, ale neustálý proces.

Během 20 let jsme pomohli desítkám firem v Česku i na Slovensku tento přechod zvládnout. Vyvinuli jsme Business Navigation System (BNS) – komplexní nástroj pro controlling, plánování a reporting, který je připravený růst s vámi.

Není to „jen systém“. Je to způsob, jak získat klid, přehled a jistotu v číslech, na kterých stojí vaše rozhodnutí.

Rádi se s vámi nezávazně pobavíme, jestli už ten moment nenastal i u vás.