V mnoha firmách to vypadá podobně, jakmile přijde čas plánování, otevřou se tabulky, připraví se čísla, něco se schválí a hotovo. Je to opravdu takhle jednoduché?

Realita řízení firmy je daleko komplexnější. Plán není jen dokument. Je to živý organismus, který propojuje lidi, odpovědnosti, cíle i předpoklady. Pokud nefunguje dobře, firma ztrácí schopnost se rozhodovat, reagovat a růst.

Začíná to u metodiky

Způsob tvorby plánu se v jednotlivých firmách liší podle oboru, velikosti, stylu řízení i dostupných dat. Jedno ale mají úspěšné společnosti společné. Vědí, jak plánují. Mají jasně danou metodiku  a dřív, než začnou vznikat první čísla, si zodpoví následující otázky:

• Jaké dílčí plány tvoříme?
• K čemu slouží a co mají přinést?
• Na co navazují a kdo je tvoří?
• Jak mají vypadat?

Bez této přípravy vznikají nekompatibilní plány, které se špatně obhajují a ještě hůř řídí. Výsledkem pak není plán, ale jen „papír do šanonu“.

Příběh obyčejné výrobní společnosti

Představme si klasickou výrobní firmu. Má ambiciózní cíle pro příští rok, chce zvýšit tržby, optimalizovat náklady a zároveň zvládnout rozšíření výroby. Na první pohled jednoduché. Ale když se ponoříme hlouběji, zjistíme, že plánování je jako skládání puzzle, kde každý dílek má vlastní pravidla a zároveň musí zapadnout do celku.

Obchodní plán: kolik čeho, komu a za kolik

Začíná to u obchodníků. Ti znají trh, zákazníky i poptávku. Na základě historických dat a aktuálních trendů připravují plán prodejů. Už tady se může stát, že optimismus obchodního týmu neodpovídá kapacitě výroby. A vzniká první napětí.

Plán výroby: co, kolik a kdy zvládneme

Výroba se musí připravit. Má kapacitu takové množství vyrobit? Jsou dodavatelé schopní dodat včas? Kolik bude stát navýšení směn nebo investice do nového stroje? Z obchodních čísel se stávají konkrétní výrobní scénáře, které mají přímý dopad na náklady, časovou náročnost a cash flow.

Plán lidských zdrojů: kdo, kdy a za kolik

S vyšší výrobou přichází otázka, kdo to všechno udělá? Plán HR musí řešit nábory, přesčasy, školení i rozpočty na mzdy. A nejen ve výrobě, ke změnám dochází napříč celou firmou. Chybí lidé v expedici? Znamená to zpoždění. Podcení se mzdy? Znamená to vyšší fluktuaci.

Správní a režijní náklady: za kolik, i když to není vidět

Do toho všeho vstupují náklady na IT, nájem, účetnictví, auta, energie… „všední výdaje“, které nejsou vidět, ale spolykají velkou část rozpočtu. Jejich plánování bývá roztříštěné, přesto mají zásadní vliv na hospodářský výsledek.

Každý z těchto plánů má vlastního tvůrce, vlastní datové zdroje i vlastní výpočty. Ale firma je jedna a její plán musí držet pohromadě. Jinak hrozí, že:

• obchod bude slibovat něco, co výroba nedokáže dodat,
• výroba bude plánovat bez ohledu na cash flow,
• HR nabere lidi, pro které nebude práce,
• a vedení bude řídit podle nepřesných čísel.

Přesně tady vstupuje do hry metodika plánování a nástroj, který ji podpoří, například BNS (Business Navigation Systém).

Kdo za to zodpovídá?

Odpovědnost je klíč, který se často ztrácí mezi tabulkami. Ve skutečnosti ale rozhoduje o tom, zda je plán použitelný i během roku, nebo jen na jeho začátku.

Odpovědnost má dvě roviny:

• Kdo je zodpovědný za tvorbu plánu, tedy že naplánované hodnoty dávají smysl a vycházejí z reálných předpokladů.
• Kdo je zodpovědný za plnění plánuve chvíli, kdy se plán začne potkávat se skutečností

V ideálním světě ten, kdo plán tvoří, rozumí své oblasti a staví na reálných předpokladech. Zároveň už při tvorbě plánu spolupracuje s tím, kdo je odpovědný za plnění, pokud jím dokonce není on sám. Jen tak může vzniknout realistický a obhajitelný plán, se kterým lze během roku aktivně pracovat, vyhodnocovat ho a upravovat.

Metodika je základ. U nás i u vás.

Víme, že bez dobré přípravy kvalitní plán nevznikne. Proto při zavádění BNS vždy:

• analyzujeme plánovací procesy zákazníka,
• hledáme slabá místa,
• a navrhujeme vylepšení, aby celý systém fungoval přirozeně.

Na základě toho navrhujeme:

• strukturu panelů a datový model,
• podporu hromadných úprav, verzování nebo přenosu dat,
• scénáře pro plánování nových prodejů, náborů nebo projektů.

BNS se nepokouší měnit způsob, jakým firma funguje. Přizpůsobíme se vašim zaběhlým postupům. a pomůžeme je automatizovat, zpřehlednit a výrazně zrychlit. Dáváme plánům hlubší smysl.

Plán není jen o číslech.

Je o procesu, odpovědnosti a schopnosti reagovat na změny. S BNS získáváte jistotu, že plán skutečně funguje a není jen obrázkem ideálního světa.